【天嘉專訪】|第18期| 風(fēng)雨歷程20載，天嘉與您共前行！

2018-09-03瀏覽次數(shù)：

檔案管理工作看似簡單，實則責(zé)任重大且繁雜，能以靜心之態(tài)面對盈千累萬的案件，且做到精細(xì)無誤，嫻熟靈活，那必定是一個心靜而安，沉穩(wěn)如蘭的人。

本期專訪人物即是這樣一位長年累月堅持執(zhí)著的女性，于檔案管理工作中發(fā)揮其特長，盡心竭力將工作做到完美。下面，就讓我們一起來深入了解一下這位來自流程部的孫燕燕吧！

孫燕燕

部門：代理流程部

職務(wù)：流程部專員

入職年份：2014年

1、工作簡介

于2014年進(jìn)入事務(wù)所，任職于流程部，前期主要從事前臺流程部的相關(guān)工作，經(jīng)過一年多的努力學(xué)習(xí)，便能夠獨(dú)立接手且未出現(xiàn)任何紕漏。

自2015年調(diào)入檔案室，負(fù)責(zé)處理日常文件檔案及紙件檔案管理工作，包括各類檔案的歸納發(fā)放，處理中間文件的分類、歸檔、登記、更新、存底，統(tǒng)計臨期答辯、補(bǔ)正、統(tǒng)計終止及駁回等事務(wù)。

2、優(yōu)秀工作情況

自擔(dān)檔案室管理工作后，經(jīng)過不斷的摸索和規(guī)律的總結(jié)，將堆積如山的檔案整理歸檔，從毫無頭緒做到了井然有序，能熟練掌握每件檔案歸納，于上萬件檔案中迅速調(diào)閱所需文件，且未出現(xiàn)任何紕漏，得到了領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認(rèn)可，為專利代理的后續(xù)工作順利開展打下了良好的基礎(chǔ)。

服務(wù)的公司包括：成都松川雷博機(jī)械設(shè)備有限公司、中國石油集團(tuán)川慶鉆探工程有限公司、中國東方電氣集團(tuán)有限公司、通威股份有限公司等大型企業(yè)。

3、所獲榮譽(yù)

●  長期擔(dān)任安全管理員，與其他安全組員分工合作，共同負(fù)責(zé)事務(wù)所員工上下班安全問題，且全年無遲到。

●  在工作期間認(rèn)真踏實，兢兢業(yè)業(yè)，以多年如一日的端正態(tài)度對待檔案管理工作，面對枯燥反復(fù)的日常能夠長期堅持，細(xì)心負(fù)責(zé)。

1、于2017年2月獲得事務(wù)所月度優(yōu)秀員工稱號。

2、于2017年7月獲得事務(wù)所月度優(yōu)秀員工稱號。

專訪實錄

編： 燕姐您好，你覺得檔案管理工作中比較復(fù)雜的是哪個環(huán)節(jié)呢？

孫：比較復(fù)雜的應(yīng)該是發(fā)明、實用、外觀所有的臨期答辯、繳費(fèi)通知書、專終通知書等有時間限制的案件，因為這些案件必須要在期限到來之前處理完成，所以輕重緩急、主次順序的分析很重要，由于相近時期需要處理的檔案數(shù)量較多，所以必須要對這些案件了如指掌，然后根據(jù)具體情況來先后處理。

編：在管理檔案工作中應(yīng)該要注意哪些問題呢？

孫：檔案管理首先是對案件的保存、登記、調(diào)閱等一系列管理工作的精細(xì)和認(rèn)真，然后最重要的是由于紙質(zhì)檔案較多，日常一定不能忽視防潮防火，這不僅是安全問題，也是避免案件損失而修復(fù)所導(dǎo)致的大量無意義的人力和精力問題。

編：從完全陌生到熟悉所有檔案的位置、大概內(nèi)容您花了多長時間？

孫：由于接手檔案管理工作之前對這方面是無經(jīng)驗，所以一開始很茫然，再加上檔案數(shù)量多、且一部分具有相似性，所以很容易混淆。雖然領(lǐng)導(dǎo)沒有給我任何壓力，但是自己還是很想盡快做好，所以經(jīng)過一個月的努力終于將案件都整理歸納完成，且自己也能熟練掌握檔案管理的整個工作模式。

編：像這種大量且重復(fù)性的工作您是如何避免出現(xiàn)差錯的呢？

孫：首先是要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類，做到具體客戶、類別、年份清晰，能夠一目了然，然后是對檔案調(diào)閱的規(guī)定，做到閱后歸位和記錄。當(dāng)然這只是一些方法，最主要的還是離不開認(rèn)真和細(xì)心，每一份文件的處理都必須要進(jìn)行反復(fù)核查，一定不能急躁，靜得下心來才能長期面對枯燥的工作而不出錯。

編：目前檔案管理是電子檔和紙質(zhì)檔同時在進(jìn)行的，管理紙質(zhì)檔案工作量相對來說會增加很多，這種做法有什么好處嗎？

孫：的確，大量的紙質(zhì)檔案不僅會增加工作量，同時也會對檔案室的要求增高。但是，這種做法第一是可以方便客戶和代理人能夠更清晰、迅速的查閱所需文件；第二是我們保存這些蓋有鮮章、或是其他重要性的原文件可以幫助客戶在丟失或是損毀時第一時間為他們提供，這不僅可以避免后期更復(fù)雜的工作，還可以避免因補(bǔ)正文件而導(dǎo)致時間的浪費(fèi)所給客戶帶來不必要的損失。